AHC
 


Documenteigenschappen van Word benutten - Bestandsinformatie doorzoeken



Een van de krachtige, en vaak over het hoofd geziene, extra's in Microsoft Word vormen de documenteigenschappen.
Dat is de informatie die je aan een tekstbestand kunt plakken. U kunt er natuurlijk een flinke verscheidenheid aan beschrijvingen, uitleg en instructies in kwijt (handig als u samenwerkt met uw collega's), maar dat niet alleen. U kunt deze optie ook gebruiken tijdens het zoeken naar bestanden op basis van specifieke eigenschappen.
En er bestaat digitaal gereedschap waarmee u de documenteigenschappen naar een tekstbestand kunt exporteren, om dat vervolgens te openen in een spreadsheet of databaseprogramma.
Erg praktisch als u een enorme verzameling gearchiveerde documenten door moet ploegen.

Neem maar eens een kijkje om te zien wat u nooit gebruikt:

Ga via Bestand naar Eigenschappen en blader door de vensters van de verschillende tabbladen.
Daar treft u een lange lijst met beschikbare velden, en u kunt er ook nog eens naar wens zelf velden bijmaken.
Als u een nieuw document maakt, vult Word sommige velden vanzelf in: onder meer die van de auteur (op basis van de Gebruikersinformatie die u vindt via Extra en Opties) en de titel (op basis van de eerste regel tekst).
Maar als u even de tijd neemt om een aantal aanvullende velden in te vullen, ziet u hoe handig de documenteigenschappen kunnen zijn.
Als u een Onderwerp en Trefwoorden toevoegt maakt dat 't makkelijker terug te vinden.
Bij Opmerkingen kunt allerlei kanttekeningen kwijt die u aan uw collega's wilt doorgeven; praktisch als het document in verschillende versies een aantal wijzigingen ondergaat.
U kunt Word vragen u eraan te herinneren de velden in te vullen de eerste keer dat u een document bewaart.
Ga daartoe via Extra naar Opties, klik op het tabblad Opslaan en vink de optie 'Documenteigenschappen vragen' aan.

Zoeken vanuit Word is simpel.

Ga naar Bestand en Openen.
In het venster dat verschijnt, klikt u in de rechter bovenhoek op Extra en vervolgens op Zoeken.
De tekstverwerker komt met een zoekvenster op de proppen waarin kunt aangeven waar u wilt zoeken en met welke criteria.
En daar kunt u ook aangeven welke velden van de documenteigenschappen u wilt meenemen.
Voor de duidelijkheid: de zoekfunctie van Word is niet foutloos.
Bij sommige bestanden struikelen vroegere versies van Word: u krijgt een foutmelding te zien of de zoektocht wordt gewoon beëindigd, al lijkt dit met versie 2003 verholpen.
Soms loopt Word vast als het een grote partij bestanden moet doorzoeken.
En met versie 2003 werken sommige veranderingen in de instellingen, zoals welke bestandtypen u wilt betrekken bij de zoekopdracht, pas als u het zoekvenster sluit en heropent.